مکانیزه کردن سیستم حسابداری دانشگاه علوم پزشکی
پروژه حاضر شرحی بر اتوماسیون سیستم حسابداری دانشگاه علوم پزشکی است. که حسابداری دانشگاه را از سیستم سنتی و کاغذی به سیستم مکانیزه تبدیل می کند که میزان سرعت و دقت کار افزایش و میزان امنیت اطلاعات بالا می رود. دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی درمانی زیر مجموعه وزارت بهداشت ، درمان و آموزش پزشکی است که وظیفه آن ارائه خدمات بهداشتی درمانی و آموزش پزشکی است که از مجموعه های زیر تشکیل شده است که وظایف هر کدام عبارت است ازبخش آموزش ،{آموزش دانشجویان و امو دانشجویی} ، بخش غذا و دارو {تامین دارو بیمارستانها و نظارت بر مواد غذایی و آرایشی بهداشتی} ، بخش بهداشت {آموزش مردم و پیشگیری از بیماری ها} ، بخش درمانی {نظارت بر درمان و پزشکان بیمارستانها} ، بخش پژوهش {انجام امور تحقیقاتی و کار آفرینی و دادن تصحیلات} ، بخش پشتیبانی {جمع حسابهای بخش های دیگر ، حسابداری کل دانشگاه ، تخصیص بودجه و کارهای انبار داری} و با نهاد خارجی زیر در ارتباط است . بانکها مانند (بانک رفاه شعبه دانشگاه علوم پزشکی) ، سازمان های بیمه مانند (اداره خدمات درمانی ، سازمان تامین اجتماعی و سایر مراکز بیمه طرف قرار داد با دانشگاه علوم پزشکی) ، امور مالیاتی ، فروشنده گان دارو مانند (خوارزمی ، شرکت کارخانجات دارو پخش تهران) ، بیمارستانها و شرکت های خرید تجهیزات پزشکی .
با مکانیزه کردن این سیستم در وقت وهزینه دانشگاه علوم پزشکی صرفه جویی ، سرعت عملیات بالا می رود ، امکان خطا کاهش می یابد ، حجم اطلاعات کاهش می یابد و امنیت اطلاعات بالا می رود.
Feasibility Report گزارش امکان سنجی
دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی درمانی زیر مجموعه وزارت بهداشت ، درمان و آموزش پزشکی یکی از معتبر ترین دانشگاه ها که شامل بخش های زیر است .
بخش دانشجویی وظیفه آموزش دانشجویان ، امو خابگاهی ، امو مالی دانشجویان ، ثبت نام دانشجو یان و سایر امور مربوط به دانشجویان و اساتید را دارد.
بخش غذا و دارو وظیفه تامین دارو ها ، تجهیزات پزشکی و امکانات مورد نیاز بیمارستانها و نظارت بر مواد غذایی و آرایشتی مراکز بهداشت و درمان دارد.
بخش درمان وظیفه نظارت بر در مان و کار پزشکان را دارد.
بخش پژوهشی وظیفه رسیدگی به تحقیقات و طرح های کار آفرینی و دادن تصحیلات به آنها را بر عهده دارد.
بخش بهداشت وظیفه آموزش به مردم و پیشگیری از بیمای ها و نظارت بر کار مراکز بهداشتی و درمانی را دارد.
بخش پشتیبانی وظیفه جمع آوری حسابهای مالی بخش های دیگر دانشگاه و برسی حسابهای آنها و تخصیص بودجه به بخش های دیگر و کارهای انبار داری و خرید وسایل مورد نیاز انبار را بر عهده دارد.
دانشگاه علوم پزشکی با نهاد های خارجی زیر در ارتباط است . بانکها مانند (بانک رفاه شعبه دانشگاه علوم پزشکی) که عملیات هایی مانند دریافت و وصول چک را انجام می دهد ، سازمان های بیمه مانند (اداره خدمات درمانی ، سازمان تامین اجتماعی و سایر مراکز بیمه طرف قرار داد با دانشگاه علوم پزشکی) که عملیاتی مانند دریافت نسخ بیمه بیماران و پرداخت هزینه آن ، امور مالیاتی که عملیات دریافت مالیات و نظارت بر دارایی دانشگاه را انجام می دهد ، فروشنده گان دارو مانند (خوارزمی ، شرکت کارخانجات دارو پخش تهران) که عملیات خرید دارو از داروسازان و کشور های خارجی و فروختن آنها به دانشگاه علوم پزشکی برای مصرف بیمارستانها ، بیمارستانها که عمیات ارسال نسخ بیمه بیماران و در یافت مبلغ بیمه و شرکت های خرید تجهیزات پزشکی که تجهیزات پزشکی را از کارخانه های داخلی و کشور های خارجی خریده و آن ها را برای استفاده بیمارستانها در اختیار دانشگاه علوم پزشکی قرار می دهد.
در دانشگاه علوم پزشکی سیستم حسابداری آن در حال حاضر به صورت دستی و کاغذی عمل می کند که استفاده از سیستم دستی و کاغذی معایب زیر را دارد .
به دلیل اینکه بیشتر کار های حسابداری را انسان انجام می دهد و انسان نیز دچار خطا می شود امکان اشتباه و خطا در سیستم بالاست ، سرعت بسیار پایین است چون انسان در مقابل وسایل الکترونیکی بسیار کند است و وقت زیادی را باید صرف نوشتن اطلاعات بر روی کاغذ و خواندن آنها کرد ، حجم اطلاعات نگهداری شده در بایگانی زیاد است و مرتب کردن ، خواندن و قرار دادن اطلاعات در آنها باعث صرف وقت زیادی می شود ، امنیت اطلاعات پایین است به دلیل آنکه اطلاعات ذخیره شده بر روی کاغذ نوشته شده است و کاغذ دوام زیادی ندارد ممکن است پس از سالها اطلاعات قابل بازیابی نباشد ، برای انقال اطلاعات بین بخش های داخلی و نهاد های خارجی باید اطلاعات را به صورت دستی انقال دهیم که این باعث کند شدن کار و امنیت اطلاعات پایین می آید.
با مکانیزه کردن این سیستم در وقت و هزینه دانشگاه علوم پزشکی صرفه جویی می شود ، میزان دقت بالا می رود و امکان اشتباه و خطا نیز کاهش می یابد ، سرعت عملیات حسابداری به میزان قابل توجهی افزایش می یابد ، حجم اطلاعاتی بسیار کم می شود و سرعت خواندن و نوشتن اطلاعات نیز افزایش می یابد ، امنیت اطلاعات بسیار بالا می رود و برای وارد شدن به بخش اطلاعات نیاز به رمز عبور دارد و برای انتقال اطلاعات بین بخش های داخلی و نهاد های خارجی نیاز نیست اطلاعات را به صورت دستی انتقال دهیم ،؛ فقط کافیست اطلاعات که می خواهیم انقال دهیم برای سیستم مورد نظر به اشتراک بگذاریم که هم سرعت انتقال افزایش می یابد و هم امنیت اطلاعات به خطر نمی افتد.
برای مکانیزه کردن سیستم حسابداری دانشگاه علوم پزشکی نیاز به تعدادی کامپیوتر و ایجاد شبکه بین آنها که بهتر است بیسیم باشد و یک نرم افزار حسابداری که کلیه بخش های حسابداری دانشگاه را زیر نظر داشته باشد نیاز داریم. هزینه مکانیزه کردن این سیستم زیاد است اما به دلیل بودجه زیاد دانشگاه علوم پزشکی و سیستماتیک بودن دانشگاه و بخش های مختلف آن امکان مکانیزه کردن آن وجود دارد.
Logical DFD
Context diagram
|
|
|
|
|
|
واگذاری چک نظارت
وصول چک دریافت وجه نقد ونسخ
ارسال نسخ درخواست دارو
دریافت وجه دریافت دارو
پرداخت مالیات خرید تجهیزات پزشکی
Level 0 DFD
|
|
|
|
|
|
واگذاری چک نظارت
وصل چک نظارت و تاید دریافت وجه نقد و نسخ
ارسال نسخ درخواست دارو
دریافت وجه دریافت دارو
پرداخت مالیات خرید تجهیزات پزشکی
Level 1 DFD for حوزه معاونت
پرداخت مالیات خرید تجهیزات پزشکی نظارت و تاید تخصیص بودجه
ابلاغ بودجه و جمع آوری اسناد
واگذاری چک دریافت دارو
وصول چک ابلاغ بودجه و جمع آوری اسناد
تخصیص بودجه تخصیص بودجه
تخصیص بودجه
ابلاغ بودجه و جمع آوری سند ابلاغ بودجه و جمع آوری اسناد
ابلاغ بودجه و جمع آوری اسناد درخواست دارو
تخصیص بودجه
نظارت
Level 2 DFD for معاونت پشتیبانی
جمع آوری اسناد ابلاغ بودجه تخصیص بودجه
نظارت واگذاری چک
نظارت و تاید تخصیص بودجه
وصول چک
نظارت
خرید تجهیزات پزشکی
درخواست بودجه تخصیص نیروی انسانی
درخواست نیروی انسانی و نظارت
Level 2 DFD for معاونت بهداشت
جمع آوری سند تخصیص بودجه ابلاغ بودجه
نظارت
نظارت درخواست بودجه
نظارت و تاید دریافت بودجه
نظارت درخواست بودجه
دریافت بودجه
Level 2 DFD for معاونت غذا و دارو
تخصیص بودجه ابلاغ بدجه
درخواست دارو جمع آوری سند
ارسال دارو
نظارت
نظارت
نظارت و تاید درخواست بودجه
نظارت
درخواست بودجه تخصیص بودجه
تخصیص بودجه
Level 2 DFD for معاونت درمان
ابلاغ بودجه تخصیص بودجه
جمع آوری سند
نظارت
تخصیص بودجه
نظارت و تاید نظارت درخواست بودجه
نظارت
Level 2 DFD for معاونت پژوهشی
تخصیص بودجه ابلاغ بودجه
جمع آوری سند
نظارت
نظارت
نظارت و تاید درخواست بودجه
نظارت تخصیص بودجه
درخواست بودجه
تخصیص بودجه
Level 2 DFD for معاونت دانشجویی
جمع آوری سند ابلاغ بودجه تخصیص بودجه
نظارت
نظارت
نظارت و تاید نظارت
درخواست بودجه
درخواست بودجه تخصیص بودجه
تخصیص بودجه
Level 3 DFD for معاونت پشتیبانی – امور مالی
نظارت ابلاغ بودجه تخصیص بودجه
نظارت
نظارت و تاید نظارت
نظارت نظارت خرید تجهیزات پزشکی
نظارت
واگذاری چک وصول چک
ارسال نسخ
دریافت وجه
جمع آوری اسناد جمع آوری وجه نقد و نسخ
physical DFD
Context diagram
|
|
|
|
|
|
|
|
واگذاری چک نظارت
|
|
وصول چک دریافت وجه نقد ونسخ
|
|
ارسال نسخ درخواست دارو
|
دریافت وجه دریافت دارو پرداخت مالیات خرید تجهیزات پزشکی Level 1 DFD for حوزه معاونت پرداخت مالیات خرید تجهیزات پزشکی نظارت و تاید تخصیص بودجه ابلاغ بودجه و جمع آوری اسناد واگذاری چک دریافت دارو وصول چک ابلاغ بودجه و جمع آوری اسناد تخصیص بودجه تخصیص بودجهتخصیص بودجه ابلاغ بودجه و جمع آوری سند ابلاغ بودجه و جمع آوری اسناد ابلاغ بودجه و جمع آوری اسناد درخواست دارو تخصیص بودجه نظارت Level 2 DFD for معاونت پشتیبانی جمع آوری اسناد ابلاغ بودجه تخصیص بودجه نظارت واگذاری چک نظارت و تاید تخصیص بودجهوصول چک نظارت خرید تجهیزات پزشکی درخواست بودجه تخصیص نیروی انسانی درخاست نیروی انسانی و نظارت Level 2 DFD for معاونت بهداشت جمع آوری سند تخصیص بودجه ابلاغ بودجه نظارت نظارت درخواست بودجهنظارت و تاید دریافت بودجه نظارت درخواست بودجه دریافت بودجه Level 2 DFD for معاونت غذا و دارو تخصیص بودجه ابلاغ بدجه درخواست دارو جمع آوری سندارسال دارونظارت نظارتنظارت و تاید درخواست بودجه نظارت درخواست بودجه تخصیص بودجه تخصیص بودجه Level 2 DFD for معاونت درمان ابلاغ بودجه تخصیص بودجه جمع آوری سندنظارت تخصیص بودجهنظارت و تاید نظارت درخواست بودجه نظارت Level 2 DFD for معاونت پژوهشی تخصیص بودجه ابلاغ بودجه جمع آوری سندنظارت نظارتنظارت و تاید درخواست بودجه نظارت تخصیص بودجه درخواست بودجه تخصیص بودجه Level 2 DFD for معاونت دانشجویی جمع آوری سند ابلاغ بودجه تخصیص بودجه نظارت نظارتنظارت و تاید نظارت درخواست بودجه درخواست بودجه تخصیص بودجه تخصیص بودجه Level 3 DFD for معاونت پشتیبانی – امور مالی نظارت ابلاغ بودجه تخصیص بودجه نظارت نظارت و تاید نظارت نظارت نظارت خرید تجهیزات پزشکی نظارت واگذاری چک وصول چک ارسال نسخ دریافت وجه جمع آوری اسناد جمع آوری وجه نقد و نسخ
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||